Organización y administración de archivos
En Metroarchivos, ofrecemos servicios de inventariado simple y detallado del contenido de las cajas que vas a almacenar.
Clasificación
Clasificamos los documentos más valiosos de tu empresa para su posterior almacenaje o destrucción. Nuestro equipo de archivistas está altamente capacitado para organizar tu información según el nivel de detalle que tu empresa requiera.
El servicio de clasificación incluye:
- Planificación y selección: Te ayudamos a seleccionar la información que necesitas almacenar.
- Organización: Organizamos tus archivos por área o departamento.
- Expurgo y depuración: Realizamos el expurgo, depuración y/o destrucción de documentos.
- Detalle: Clasificamos tu información por tipo de documento, fecha y/o de forma alfanumérica.
- Auditoría de expedientes: Llevamos un control de documentos faltantes para asegurar la integridad de tu archivo.
Planificación y selección de la información a almacenar.
Organización de archivos, información o registros por área o departamento.
Expurgo, depuración y/o destrucción.
Clasificación por tipo de documento, fecha y/o alfanumérico.
Auditoria de expedientes: control de faltantes.
Inventario
En Metroarchivos te ofrecemos servicios de inventarios simples y detallados del contenido de las cajas a almacenar.
Inventario Simple: descripción genérica del contenido de las cajas.
Inventario Detallado: descripción de cada uno de los ítems contenidos en las cajas, organizados por carpetas, sobres o legajos.
El cliente también puede suministrar la información y nuestro personal de operaciones realiza la carga de los datos en nuestro sistema SMA.
Administración de archivos
Nuestro servicio de administración de archivos te permite controlar y gestionar tu documentación desde cualquier lugar a través de la herramienta METRONET, con el apoyo de nuestro equipo de expertos.
Con esta plataforma, los usuarios autorizados pueden:
Una administración eficiente te permite:
Solicitar recuperaciones, rearchivos y digitalizaciones.
Ingresar nuevas cajas o expedientes.
Atender requerimientos específicos de destrucción o desincorporación de documentos.
Beneficios de una Administración Eficiente:
Una gestión eficiente te permite:
Acceso inmediato
Encuentra tus documentos justo en el momento que los necesitas.
Control total
Mantén tu archivo al día y en completo orden, sabiendo el estado y la ubicación de cada documento.
Mayor seguridad
Asegura la continuidad y el control en la cadena de custodia de tus documentos, aumentando la seguridad de tu información.
Enfoque en lo importante
Libera recursos y tiempo para que tu equipo se centre en actividades de mayor valor.
Toma de decisiones
Recibe notificaciones sobre los documentos que ya cumplieron su plazo de retención y pueden ser destruidos de forma segura.
Optimización de costos
Solicita la digitalización de documentos según la demanda, reduciendo gastos operativos.
Una organización óptima de tus documentos te permite:
Documentación ordenada y accesible.
Mejor control de documentos.
Depuración de archivos que ya cumplieron su vida útil.
La seguridad de encontrar el documento requerido en el momento oportuno.