Organización y administración de archivos

En Metroarchivos ofrecemos servicios de inventarios simples y detallados del contenido de las cajas a almacenar. 

Clasificación

Clasificamos tus activos valiosos de información para su posterior almacenaje y/o destrucción. En Metroarchivos contamos con un equipo capacitado de archivistas para realizar la clasificación de tu archivo e información según el nivel de detalle requerido por tu empresa:

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Planificación y selección de la información a almacenar.

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Organización de archivos, información o registros por área o departamento.

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Expurgo, depuración y/o destrucción.

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Clasificación por tipo de documento, fecha y/o alfanumérico.

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Auditoria de expedientes: control de faltantes.

Inventario

En Metroarchivos ofrecemos servicios de inventarios simples y detallados del contenido de las cajas a almacenar.

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Inventario Simple: descripción genérica del contenido de las cajas.

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Inventario Detallado: descripción de cada uno de los ítems contenidos en las cajas, organizados por carpetas, sobres o legajos.

El cliente también puede suministrar la información y nuestro personal de operaciones realiza la carga de los datos en nuestro sistema SMA.

Administración de archivos 

Nuestro servicio de administración de archivos se soporta a través de la asesoría de nuestro equipo de operaciones y de la herramienta METRONET, con la finalidad de asegurar que los usuarios autorizados puedan desde cualquier lugar controlar y administrar su documentación y efectuar solicitudes de recuperaciones, rearchivos, digitalizaciones o ingresos nuevos de cajas y/o expedientes. Atendiendo también a las alarmas y requerimientos específicos de destrucciones o desincorporaciones. 

Una administración eficiente te permite:

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Acceder a tus documentos justo en el momento que los necesitas.

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Tener tu archivo al día, en completo orden y con clara identificación de sus estatus, "dentro" en nuestras instalaciones o "fuera" en tus oficinas.

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Estar informado sobre los documentos que ya cumplieron su plazo oficial de retención y que pueden ser objeto de destrucción.

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Solicitar la digitalización de los documentos conforme a las demandas de recuperación necesarias, permitiendo la reducción de costos.

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Mantener la continuidad y control en la cadena de custodia de tus documentos.

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Aumentar la seguridad de tu información.

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Centrar la gestión en los servicios de valor añadido.

Digitalización de documentos

Una organización óptima de tus documentos te permite:

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Documentación ordenada y accesible.

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Mejor control de documentos.

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Depuración de archivo que ya cumplió su vita útil.

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La seguridad de encontrar el documento requerido en el momento oportuno.