Organización y administración de archivos
En Metroarchivos te ofrecemos servicios de inventarios simples y detallados del contenido de las cajas a almacenar.
Clasificación
Clasificamos tus activos valiosos de información para su posterior almacenaje y/o destrucción. En Metroarchivos contamos con un equipo capacitado de archivistas para realizar la clasificación de tu archivo e información según el nivel de detalle requerido por tu empresa:
Planificación y selección de la información a almacenar.
Organización de archivos, información o registros por área o departamento.
Expurgo, depuración y/o destrucción.
Clasificación por tipo de documento, fecha y/o alfanumérico.
Auditoria de expedientes: control de faltantes.
Inventario
En Metroarchivos te ofrecemos servicios de inventarios simples y detallados del contenido de las cajas a almacenar.
Inventario Simple: descripción genérica del contenido de las cajas.
Inventario Detallado: descripción de cada uno de los ítems contenidos en las cajas, organizados por carpetas, sobres o legajos.
El cliente también puede suministrar la información y nuestro personal de operaciones realiza la carga de los datos en nuestro sistema SMA.
Administración de archivos
Nuestro servicio de administración de archivos se soporta a través de la asesoría de nuestro equipo de operaciones y de la herramienta METRONET, con la finalidad de asegurar que los usuarios autorizados puedan desde cualquier lugar controlar y administrar tu documentación y efectuar solicitudes de recuperaciones, rearchivos, digitalizaciones o ingresos nuevos de cajas y/o expedientes. Atendiendo también a las alarmas y requerimientos específicos de destrucciones o desincorporaciones.
Una administración eficiente te permite:
Acceder a tus documentos justo en el momento que los necesitas.
Tener tu archivo al día, en completo orden y con clara identificación de sus estatus, "dentro" en nuestras instalaciones o "fuera" en tus oficinas.
Estar informado sobre los documentos que ya cumplieron su plazo oficial de retención y que pueden ser objeto de destrucción.
Solicitar la digitalización de los documentos conforme a las demandas de recuperación necesarias, permitiendo la reducción de costos.
Mantener la continuidad y control en la cadena de custodia de tus documentos.
Aumentar la seguridad de tu información.
Centrar la gestión en los servicios de valor añadido.
Una organización óptima de tus documentos te permite:
Documentación ordenada y accesible.
La seguridad de encontrar el documento requerido en el momento oportuno.
Depuración de archivo que ya cumplió su vita útil.
Mejor control de documentos.