Organización y administración de archivos
En Metroarchivos ofrecemos servicios de inventarios simples y detallados del contenido de las cajas a almacenar.
Clasificación
Clasificamos tus activos valiosos de información para su posterior almacenaje y/o destrucción. En Metroarchivos contamos con un equipo capacitado de archivistas para realizar la clasificación de tu archivo e información según el nivel de detalle requerido por tu empresa:
Planificación y selección de la información a almacenar.
Organización de archivos, información o registros por área o departamento.
Expurgo, depuración y/o destrucción.
Clasificación por tipo de documento, fecha y/o alfanumérico.
Auditoria de expedientes: control de faltantes.
Inventario
En Metroarchivos ofrecemos servicios de inventarios simples y detallados del contenido de las cajas a almacenar.
Inventario Simple: descripción genérica del contenido de las cajas.
Inventario Detallado: descripción de cada uno de los ítems contenidos en las cajas, organizados por carpetas, sobres o legajos.
El cliente también puede suministrar la información y nuestro personal de operaciones realiza la carga de los datos en nuestro sistema SMA.
Administración de archivos
Nuestro servicio de administración de archivos se soporta a través de la asesoría de nuestro equipo de operaciones y de la herramienta METRONET, con la finalidad de asegurar que los usuarios autorizados puedan desde cualquier lugar controlar y administrar su documentación y efectuar solicitudes de recuperaciones, rearchivos, digitalizaciones o ingresos nuevos de cajas y/o expedientes. Atendiendo también a las alarmas y requerimientos específicos de destrucciones o desincorporaciones.
Una administración eficiente te permite:
Acceder a tus documentos justo en el momento que los necesitas.
Tener tu archivo al día, en completo orden y con clara identificación de sus estatus, "dentro" en nuestras instalaciones o "fuera" en tus oficinas.
Estar informado sobre los documentos que ya cumplieron su plazo oficial de retención y que pueden ser objeto de destrucción.
Solicitar la digitalización de los documentos conforme a las demandas de recuperación necesarias, permitiendo la reducción de costos.
Mantener la continuidad y control en la cadena de custodia de tus documentos.
Aumentar la seguridad de tu información.
Centrar la gestión en los servicios de valor añadido.
